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研字 [2013] 1號
第一章 總 則
第一條 為實現研究生檔案管理的規范化、科學化，根據《中華人民共和國檔案法》及國家的有關文件精神，結合我校實際情況，特制定本辦法。
第二條 研究生檔案是記述和反映研究生在學期間學習和成長情況的全方位記錄，是相關部門全面考察、了解和選拔人才的重要依據。
第三條 研究生檔案由研究生部招生辦公室負責檔案的查閱、借出及日常管理等。
第二章 檔案材料的歸檔范圍
第四條 研究生檔案應包括以下內容：
高中階段檔案：高中畢業生登記表、高考報名材料、入黨入團材料、高中畢業會考材料、獎勵材料和處分材料；
大學階段檔案：大學學生登記表、高校畢業生登記表、成績單、體檢表、入黨入團材料、獎勵材料和處分材料；
工作單位檔案：職稱、職級評定證書、獎勵材料和處分材料等；
碩士研究生階段檔案：碩士報考錄取材料、研究生入學登記表、研究生畢業生登記表、研究生學習成績單、碩士學位審批表、研究生入黨材料、體檢表、獎勵材料和處分材料。
第三章 檔案的接收、整理與管理
第五條 研究生部招生辦公室負責在招生工作中認真做好學生人事檔案的接收、登記、保管和存檔工作。
第六條 錄取為非定向和自籌經費的研究生，高中階段、大學階段和工作單位檔案應在開學一個月內將檔案轉入河北北方學院研究生部，由研究生部招生辦負責審核。為未按規定的時間報到入學或經審查不符合錄取條件被取消入學資格的新生，其檔案退回生源地。
第七條 研究生在學期間的相關檔案材料，研究生部各科室應于每年6月及時提交歸檔材料，由研究生招生辦負責于每年7月入檔管理。
第八條 研究生檔案管理應由專人負責，檔案管理員應認真負責，確保研究生檔案安全。因管理問題出現損壞、丟失等問題，將根據相關文件追究管理員責任，并給予相應紀律處分。
第四章 檔案的查閱與借出
第九條 二級學院查閱學生檔案應由所在學院開具介紹信，經研究生部主管領導同意后方可查閱，并辦理檔案查閱相關手續。
第十條 研究生檔案一般不得外借，如特殊需要必須借出使用時，需由借閱單位出具介紹信，經研究生部主管領導簽字批準后方可借出，借出時間不得超過10天，檔案在借出期間出現損壞、丟失等情況責任由借出單位（學生）負責。借出的檔案不得擅自更改或涂抹，一經發現，將按國家相關法律法規予以處理。
第五章 學生檔案派遣
第十一條 研究生檔案每年7月份根據學生就業情況由研究生部招生就業辦將學生檔案發往用人單位。無就業單位的研究生檔案將發回學生生源所在地。
第十二條 畢業生應在6月中旬以前按照研究生部統一要求將檔案派遣信息報送到研究生部。
第六章 其 他
第十三條 本辦法自發文之日期執行。
第十四條 未盡事宜按國家及學校相關文件執行。
河北北方學院 研究生部
二○一三年七月五日
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